Isi
- Menjadi Digital Dengan GTD
- Mengapa Wunderlist? Kenapa sekarang?
- Tinjauan tentang Wunderlist
- Membuat Daftar untuk Sistem GTD
- Mengumpulkan Tugas Dengan Wunderlist
- Cara Menggunakan Tambahkan ke Wunderlist
- Mengorganisir Tugas di Wunderlist
- Konteks
- Tempat untuk Segalanya dan Segalanya pada Tempatnya
- Getting Things Done oleh David Allen
- Katakan! Pilih Aplikasi GTD Favorit Anda
Jonathan adalah seorang guru bersertifikat yang telah mengajar di Inggris dan di AS. Dia sekarang bekerja sebagai konsultan pembelajaran digital.
Menjadi Digital Dengan GTD
Beri tahu saya jika ini terdengar familier. Hari ini Anda lebih sibuk daripada sebelumnya, dan batas antara kantor dan rumah menjadi kabur dan tidak dapat ditarik kembali. Anda memiliki banyak hal yang harus dilakukan dan sepertinya tidak pernah ada cukup waktu untuk melakukan bahkan setengahnya. Otak Anda penuh dengan hal-hal yang tidak ingin Anda lupakan dan Anda memiliki sedikit waktu untuk pemikiran orisinal atau tindakan spontan kreativitas. Jadi, Anda membuat daftar, tetapi lebih sering tidak, daftar yang Anda buat untuk meredakan kecemasan Anda hanya menambahnya.
Terdengar akrab? Jika demikian, Anda tidak sendiri. Ini adalah saya sebelum saya memulai perjalanan saya dengan sistem yang mengubah hidup yang disebut Getting Things Done, (GTD). Ini adalah sistem yang diciptakan oleh David Allen untuk memperbaiki semua masalah di atas, dan bagi banyak orang, termasuk saya, itu tidak lain adalah berkah. Buku ini awalnya diterbitkan hampir 15 tahun yang lalu, dan sangat didasarkan pada sistem yang berpusat pada kertas dengan file dan folder fisik untuk membantu Anda mengatur hidup Anda. Sebuah edisi baru baru-baru ini telah dirilis untuk memperbaruinya dengan kemajuan teknologi terkini.
Namun, bagi saya, versi baru buku itu tidak cukup jauh. Mengapa? Sistemnya kokoh, dan berfungsi sebaik sebelumnya, tetapi saya menggunakan sangat sedikit kertas setiap hari, jadi saya membutuhkan sesuatu untuk membantu saya mengimplementasikan GTD dalam lingkungan digital murni. Singkatnya, saya harus tanpa kertas. Ada banyak alat digital yang mampu memfasilitasi ini, tetapi setelah banyak pertimbangan, saya menetapkan Wunderlist.
Berikut ini adalah penjelasan tentang bagaimana saya menggunakan Wunderlist untuk mengimplementasikan GTD dalam alur kerja saya. Ini bukan ringkasan tentang bagaimana memulai dengan Getting Things Done. Sebaliknya, ini adalah salah satu contoh implementasi digital. Milik Anda mungkin terlihat berbeda. Ini, dalam banyak hal, merupakan pandangan pribadi tentang Getting Things Done, tetapi sesuai dengan konsep aslinya.
Mengapa Wunderlist? Kenapa sekarang?
Saya telah menggunakan Wunderlist sebagai pengelola tugas selama beberapa tahun sekarang, tetapi baru belakangan ini saya memutuskan bahwa itu akan sangat cocok untuk misi GTD saya. Mengapa? Kriteria saya pendek, tetapi pada saat yang sama menuntut. Inilah yang saya inginkan:
- Kemudahan penggunaan
- Lintas platform
- Desain yang bagus
- Pengingat / Tanggal Jatuh Tempo
- Gratis untuk digunakan
Saya melihat banyak alat, tetapi hanya Wunderlist yang mampu memenuhi sebagian besar kebutuhan saya di sebagian besar waktu. Saya senang dapat mengaksesnya di mana saja, dan di perangkat apa saja. Namun, yang tidak kalah pentingnya adalah bahwa itu hanya berfungsi. Ada sangat sedikit, jika ada, bug atau masalah dengan sinkronisasi antar perangkat. Bagi saya, itu berarti saya mempercayainya 100%. Tingkat kepercayaan tersebut adalah kunci untuk implementasi GTD apa pun.
Tinjauan tentang Wunderlist
Membuat Daftar untuk Sistem GTD
Saya dulu memiliki banyak daftar di Wunderlist. Sekarang, saya punya tujuh. Setiap daftar dalam beberapa hal didasarkan pada daftar yang direkomendasikan oleh David Allen dalam bukunya. Mereka:
- Kotak masuk
- Proyek
- Tindakan Berikutnya: Bekerja
- Tindakan Berikutnya: Lainnya
- Menunggu
- Suatu hari nanti / Mungkin
- Baca / Tonton Nanti
Jika Anda pernah menggunakan sistem GTD, daftar di atas akan terlihat familier bagi Anda. Saya membagi "Tindakan Berikutnya" menjadi Kerja dan Lain, yang pada dasarnya berarti pekerjaan dan rumah, tetapi saya memiliki banyak hal yang terjadi di luar rumah dan kantor, jadi saya memutuskan untuk menamai daftar ini dengan label umum yang sesuai.
Daftar "Baca / Tonton Nanti" adalah sesuatu yang saya pertimbangkan untuk menggunakan Pocket. Pocket adalah alat bookmark lintas platform gratis yang memungkinkan Anda menyimpan hal-hal untuk dibaca nanti dari hampir semua perangkat. Jadi dalam banyak hal, ini akan menjadi alat yang ideal tetapi saya ingin menyimpan daftar tautan ini lebih dekat ke pangkalan, dan bagian yang terlihat dari tinjauan mingguan, jadi saya membuat daftar untuk mereka di Wunderlist. Sebagian besar item dalam daftar ini adalah halaman dari situs web, tetapi Anda dapat menambahkan PDF dan file lain sesuai kebutuhan.
Saya melakukannya, bagaimanapun, menggunakan satu alat luar untuk menyelesaikan pengaturan GTD saya. Untuk materi pendukung proyek, saya menggunakan OneNote, terutama karena ini sering terdiri dari tautan web dan ekstensi browser Tambahkan ke Wunderlist hanya memungkinkan Anda menambahkan sesuatu ke daftar, bukan tugas. Saya juga tidak dapat memikirkan cara untuk mengatur semua yang saya butuhkan di Wunderlist tanpa mengorbankan mantra langkah selanjutnya yang terkait dengan proyek yang sedang berlangsung. OneNote memungkinkan Anda menambahkan catatan, kliping web, file data, rekaman audio, dan lainnya dengan mudah, dan berfungsi di banyak perangkat.
Mengumpulkan Tugas Dengan Wunderlist
Ada banyak cara untuk menangkap pemikiran, ide, dan sumber daya Anda di Wunderlist. Jika saya menggunakan ponsel cerdas atau tablet saya, saya menggunakan aplikasi seluler Wunderlist. Wunderlist memiliki aplikasi untuk iPhone, iPad, Android, dan Kindle Fire, jadi ada aplikasi yang tersedia untuk setiap platform seluler terpopuler. Ada juga aplikasi untuk Mac dan satu untuk Windows juga. Chrome dan Pengguna Chrome OS dapat memanfaatkan paket aplikasi desktop Chrome yang bekerja secara offline maupun online.
Cara hebat lainnya untuk memasukkan berbagai hal ke Wunderlist Anda adalah ekstensi browser Tambahkan ke Wunderlist yang tersedia untuk Chrome, Firefox, dan Safari. Hanya dengan satu klik mouse Anda, Anda dapat dengan cepat menambahkan konten berbasis web ke Kotak Masuk Anda. Anda juga dapat menggunakan Tambahkan ke Wunderlist di iOS melalui menu berbagi jika Anda memiliki iOS 8, atau yang lebih baru, diinstal pada perangkat Anda.
Terakhir, fitur Mail to Wunderlist memungkinkan Anda mengirim email langsung ke Inbox Wunderlist Anda. Setelah Anda mengaktifkan Mail to Wunderlist di pengaturan akun Anda, Anda dapat mengirim email apa pun ke daftar Anda dengan meneruskannya ke [email protected]. Jika Anda mengirimkannya dari alamat email yang terkait dengan akun Wunderlist Anda, secara ajaib akan muncul di Kotak Masuk Anda dengan judul subjek email sebagai tugas, sedangkan badan email akan ditambahkan sebagai catatan. Mail to Wunderlist sangat bagus untuk meneruskan email yang ingin Anda ubah menjadi tugas.
Pengguna Outlook juga dapat menggunakan Wunderlist untuk Outlook. Add-in sederhana ini melakukan banyak hal yang sama, tetapi memberi Anda lebih banyak kontrol atas daftar tempat Anda menambahkan email. Wunderlist untuk Outlook tersedia untuk Outlook 2013 atau lebih baru, serta Outlook di web.
Cara Menggunakan Tambahkan ke Wunderlist
Mengorganisir Tugas di Wunderlist
Semua tugas, pemikiran, dan ide yang saya tambahkan ke Wunderlist memulai Kotak Masuk saya. Ini adalah ember "tangkap semua" saya. Semuanya masuk ke sini, tidak peduli seberapa acak pikiran itu. Item kotak masuk kemudian diurutkan ke dalam daftar lain ketika saya punya waktu. Beberapa tugas dibuang jika tidak lagi relevan atau dapat ditindaklanjuti. Materi proyek jarang masuk ke Kotak Masuk saya karena saya menambahkannya langsung ke OneNote.
Saya menggunakan sub-tugas di Wunderlist untuk menambahkan langkah selanjutnya untuk Proyek. Kadang-kadang saya juga akan menggunakan bagian catatan untuk memberikan lebih banyak detail atau penjelasan tentang sifat proyek, tetapi ini bukan sesuatu yang sering saya lakukan. Jika mau, Anda dapat menambahkan file ke tugas di Wunderlist. Versi gratis membatasi Anda ke ukuran file maksimum 5Mb, tetapi Wunderlist Pro menghapus batasan ini.
Pengingat dan tanggal jatuh tempo dapat ditambahkan ke tugas atau proyek yang membutuhkannya. David Allen berbicara tentang menyimpan tugas sensitif waktu secara eksklusif di kalender Anda, tetapi tugas saya berakhir di kedua tempat karena URL Umpan Kalender Wunderlist yang dapat digunakan untuk menambahkan tugas Anda ke Outlook, iCal, Google Kalender, atau kalender berbasis web lainnya secara otomatis.
Konteks
Dalam sistem GTD, konteks adalah kemampuan untuk mengurutkan tugas Anda berdasarkan jenis, tergantung pada suasana hati, lokasi, atau waktu yang Anda miliki. Di Wunderlist, saya menggunakan hashtag untuk menentukan konteks saya. Di berbagai titik saya akan memiliki konteks seperti #mileage, #phonecall, #email, #blogpost, #hubpages, dll. Yang perlu Anda lakukan adalah menambahkan hashtag ke tugas yang Anda masukkan, dan Wunderlist akan membiarkan Anda mengurutkan berdasarkan spesifik hashtag cukup dengan mengklik atau mengetuk yang ingin Anda lihat. Ini menampilkan semua tugas dengan hashtag itu dan memungkinkan Anda mengerjakan sekelompok tugas yang ditargetkan. Cepat dan efisien.
Tempat untuk Segalanya dan Segalanya pada Tempatnya
Wunderlist baru-baru ini diakuisisi oleh Microsoft, tetapi untuk aplikasi produktivitas populer ini berjalan seperti biasa. Microsoft telah menyatakan bahwa mereka berkomitmen untuk menjaga aplikasi tetap berjalan dan memperbaruinya dengan fitur-fitur baru dalam waktu dekat, jadi itu pasti kabar baik mengingat berapa banyak waktu dan kepercayaan yang Anda butuhkan untuk berinvestasi dalam aplikasi GTD.
Wunderlist secara alami cocok untuk GTD, tetapi pada saat yang sama saya menyadari bahwa sesuatu yang penting ini akan selalu menjadi masalah preferensi pribadi. Opsi lain tercantum dalam jajak pendapat di bawah ini, tetapi saya ingin mendengar apa yang terbaik untuk Anda di bagian komentar.
Getting Things Done oleh David Allen
Katakan! Pilih Aplikasi GTD Favorit Anda
Artikel ini akurat dan benar sepanjang pengetahuan penulisnya. Konten hanya untuk tujuan informasi atau hiburan dan tidak menggantikan nasihat pribadi atau nasihat profesional dalam masalah bisnis, keuangan, hukum, atau teknis.
